[Tugas] Komunikasi Bisnis – Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat

1. Pertemuan

Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan stafnya, tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang ada.Namun pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaan pendapat.

Komunikasi dalam pertemuan dapat dilaksanakan dengan menghimpun laporan, keluhan, saran, dan juga dengar pendapat. Dari pertemuan tersebut dapat disusun sebuah bahan untuk rapat.

2. Rapat

Rapat juga merupakan pertemuan yang memiliki kewenangan untuk membuat keputusan. Untuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan hal-hal seperti undangan rapat, pengaturan ruang rapat, dan perlengkapan rapat. Selain itu. Didalam menyusun undangan rapat diharpkan tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat dan jelas untuk menyebutkan hari, tanggal, tempat, waktu rapat, serta acara rapat. Selanjutnya dalam pelaksaan rapat perlu diperhatikan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk rapat seperti siapa yang memimpin rapat, notulis, peserta rapat, dll.
Pada bagian terpenting ini adalah dalam pengambilan hasil musyawarah secara mufakat, apabila cara ini tidak efektif maka bisa diambil dari keputusan suara terbanyak. Namun konsekuesi bagi peserta yang kalah adalah arus menerima kekalahan tersebut secara ikhlas dan tetap bertanggung jawab.

3. Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat

Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :

  • Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
  • Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
  • Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
  • Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

4. Teknik Berbicara, Membaca, dan Mendengarkan

Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi seringkali menjadi hal yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder, kurang percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum layak, adalah alasan yang membuat banyak kesempatan “tampil” lewat begitu saja dan diambil oleh orang lain.

 

Untuk mengatasi hal tersebut, anda dapat mencoba teknik-teknik berikut:

Pertama, sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam bahan untuk presentasi. Rincilah bahan-bahan apa saja yang akan dibicarakan. Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat, dan jelas. Untuk memudahkan anda, tulislah rincian bahan tersebut pada selembar kertas sehingga anda akan lebih mudah mengingatnya.

Kedua, persiapkanlah penampilan anda sebelum tampil di depan umum. Ingat, penampilan yang baik dan rapi akan membuat rasa percaya diri anda muncul. Perhatikan penampilan anda mulai dari dbawah hingga ke atas. Usahakan agar sepatu anda bersih dan mengkilat. Celana dan kemeja pastikan warnanya selaras dengan dasi dan jas. Sisirlah rambut hingga rapi dan sopan, dan jangan lupa menggunakan parfum yang tepat. Ini merupakan faktor penting yang akan membuat anda lebih percaya diri saat berbicara.

Ketiga, berlatihlah dengan cara berbicara di depan kaca atau berbicara dengan pasangan, saudara, atau orang dekat anda. Selain itu, jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan susunan kata yang baik. lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan anda.

Keempat, mengevaluasi diri anda setelah latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam suara anda melalui telepon genggam, atau alat perekam lainnya. Dengan cara ini, anda jadi tahu di bagian mana yang menjadi kelebihan dan kekurangan anda tersebut.

Kelima, perhatikanlah gaya serta cara berbicara dari seorang tokoh yang dapat anda jadikan panutan. Tirulah segala macam hal positif dari tokoh tersebut. Namun, satu hal harus diingat, anda harus tetap menjadi diri anda sendiri. Tonjolkanlah karakter anda dalam berbicara, sehingga para pendengar terkagum-kagum dengan cara anda berbicara di depan umum.

Keenam, siapkanlah mental positif bahwa anda bisa melakukannya walaupun untuk yang pertama kalinya. Tanamkanlah sikap percaya diri dan berpikiran positif. yakinlah bahwa anda mempunyai kemampuan yang baik untuk dapat berbicara di depan umum.

Selain teknik berbicara perlu diperhatikan juga teknik membaca. Membaca pada dasarnya menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.

Dalam membaca dikenal teknik skimming. Sekilas kedua cara ini sepertinya sama, meskipun sebenarnya berbeda. Skimming dilakukan untuk melakukan pembacaan cepat secara umum dalam suatu bahan bacaan. Dalam skimming, proses membaca dilakukan secara melompat-lompat dengan melihat pokok-pokok pikiran utama dalam bahan bacaan sambil memahami tema besarnya. Sementara scanning adalah mencari satu jenis informasi tertentu dalam bahan bacaan.

Begitu juga dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah tapi sesungguhnya mendengarkan harus didukung dengan sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Mendengarkan sangat memerlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan tersebut adalah bertambahnya pengetahuan.Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah adalah mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka mendengarkan kata-kata si pembicara, tapi memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.

Mendengarkan dengan baik, dalam psikologi dikenal dengan istilah mendengar sepenuh hati. Berikut ini izinkan saya mengutip 5 (lima) tekhnik yang di tawarkan oleh James K. Van Fleet agar kita bisa mendengar sepenuh hati sehingga orang lain mau membuka diri kemudian mau berbicara dengan kita.

1. Melihat kepada orang yang berbicara.

Jangan sampai kita terusik oleh apa pun juga, orang yang sedang berbicara akan segera mengetahui kurangnya perhatian kita dan akan kecewa karenanya.

2. Tunjukkan minat pada apa yang ia katakan.

Jangan ucapkan sepatah kata pun, anggukkan saja kepala kita dan senyumlah jika perlu.

3. Condongkan badan ke arah orang itu.

Ini menunjukkan kepedulian mendalam pada apa yang dikatakan oleh orang tersebut.

4. Gunakan umpan balik agar ia tetap berbicara

Kita dapat menunjukkan kepedulian kita dan menjaga agar lawan bicara tetap berbicara dengan mengatakan hal-hal seperti, ohh…, ya… saya tahu… itu memang benar, dan lain – lain.

5. Ajukan pertanyaan bila perlu

Yang perlu kita lakukan hanya bertanya, misal “Lantas apa yang Anda katakan padanya?” atau, “Kemudian, apa yang Anda lakukan?” Itu sudah cukup untuk tidak membuat orang lain kecewa, dan menjaga agar orang itu tetap berbicara untuk jangka waktu tak terbatas.

Selain 5 (lima) tekhnik diatas, ada tambahan 2 (Dua)tekhnik lagi dari Les Giblin untuk melengkapi teknik-teknik yang ditawarkan James.

1. Tetap mengikuti bahan percakapan si pembicara

Jangan mengganti bahan percakapan yang sedang dikemukakan orang lain sebelum dia selesai, tidak peduli apakah kita tidak sabar ingin memulai bahan percakapan baru.

2. Gunakan kata-kata si pembicara untuk menyampaikan pendapat kita sendiri

Setelah orang lain selesai bicara, ulangi kembali kepadanya bebera hal yang dikatakannya. Ini bukan hanya membuktikan bahwa kita mendengarkan, melainkan juga merupakan cara yang baik untuk mengemukakan gagasan kita tanpa perlawanan. Awali beberapa komentar kita sendiri, dengan, “Sebagaimana yang telah Anda katakan…” atau, “Ini tepat seperti yang Anda katakan…”

5. Menyusun Pesan

Komunikasi sangat penting dalam berprilaku berorganisasi. Komunikasi yang sangat penting ini terkadang jarang dimengerti secara jelas sehingga menimbulkan beberapa hambatan. Dalam praktek berorganisasi komunikasi yang efektif merupakan prasyarat bagi terbinanya kerja sama yang baik untuk mencapai tujuan organisasi.

Informasi adalah sah dalam proses komunikasi, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Namun demikian informasi juga bisa menjadi faktor gagalnya komunikasi.

Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah :

1. Informasi tidak tertangkap

2. Membuat kesalahan

3. Menunda atau menumpuk pekerjaan

4. Penyaringan

5. Hanya menangkap garis besarnya saja

6. Melemparkan tugas pada orang lain

7. Menghindari informasi

Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan. Sementara itu komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih kepada suatu teknik daripada sikap.

Pesan mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun nilai-nilai dari satu individu kepada individu lain, dari kelompok manusia yang satu ke kelompok manusia yang lain.

Bagi dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme dari suatu produk, tujuan-tujuan maupun pola-pola interaksi bisnis. Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan ataupun bahasa lisan. Banyak cara komunikasi lisan yang dipergunakan dalam dunia bisnis. Tentu saja anda akan dipusingkan dengan cara-cara yang lainnya termasuk didalamnya rapat-rapat, obrolan setelah makan siang, penjualan produk atau pelayanan, bimbingan karyawan dan menghitung tugas-tugas lain dalam komunikasi lisan yang menjadi bagian dalam pengalaman kerja.

Sumber :

 http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/komunikasi_bisnis/bab5-komunikasi_dalam_pertemuan_dan_rapat.pdf

https://h3r1y4d1.wordpress.com/2011/03/26/komunikasi-dalam-pertemuan-dan-rapat/

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s